Если вдруг – теоретически – произойдет так, что подбор персонала станет невозможен, повлияет ли это на ваш подход к планам повышения производительности (Performance Improvement Plan, PIP)? Вы, вероятно, будете рассматривать планы повышения производительности как инструменты, которые помогут сотрудникам быть счастливыми, заинтересованными и продуктивными, а не как документацию для обоснования увольнения. PIP можно и нужно использовать как аргумент для увольнения, но их основной целью должно быть удержание.

Сегодня мы поговорим о том, что делать после того как специалист найден, прошел онбординг и первичную адаптацию. Дальше – неизбежно возникающий вопрос о повышении производительности, как сделать принятого сотрудника эффективнее. Если вы хотите сосредоточиться на этом, возможно, пришло время пересмотреть и обновить свои – PIP – планы повышения производительности.

Что такое план повышения производительности?

План повышения производительности (PIP) – это внутренний официальный документ, в котором подробно описана эволюция сотрудника для длительной продуктивной работы в компании. Хотя сотрудники часто видят в этом лишь последний шаг на пути к увольнению. Но чтобы все сложилось благополучно и для сотрудника и для компании подбор персонала на конкретную должность нужно начинать с анализа его будущего PIP-а. Именно там нужно брать критерии для оценки кандидатов при отборе.

Обычно есть набор целей производительности с датами достижения цели. PIP обычно рассматривают 30, 60 или 90 дней, в зависимости от ситуации.

Как правило, сотрудник, менеджер и представитель отдела кадров подписывают PIP.

Преимущества планов повышения производительности

Планы повышения эффективности могут принести пользу как сотрудникам, так и компании, если они выполнены правильно.

Вот некоторые из преимуществ:

• Выявляет основные причины проблем с производительностью сотрудников
• Создает четкий путь к успеху
• Предоставляет документацию для служебной аттестации, а также для отрицательных или положительных действий
• Призывает руководителя и сотрудника работать вместе для достижения успеха
• Заставляет (или должен заставлять) менеджера выражать цели и недостатки в виде четких рекомендаций
• Может быть адаптирован к индивидуальным потребностям сотрудника, а не к общей должностной инструкции
• Информирует сотрудника о том, что ему необходимо внести серьезные изменения в свою работу, чтобы сохранить свою должность.

Конечно, эти преимущества возникают только тогда, когда менеджеры составляют соответствующий план и следуют ему. Плохо составленный план повышения производительности или план без рекомендованных действий не принесет пользы ни сотруднику, ни компании.

Как написать план повышения производительности

Не существует единственного правильного способа составить план производительности, но все планы должны содержать некоторые ключевые элементы. Как правило, у компаний есть шаблон, которому должны следовать менеджеры. Важно быть последовательным, особенно с сотрудниками одного и того же отдела.

Написание плана повышения производительности может показаться сложной задачей. Но если вы выполните следующие действия, это может значительно помочь.

Определите проблему или проблемы

Это может быть самая сложная часть PIP. Например, вы знаете, что сотрудник работает нехорошо или плохо относится к своим коллегам. Проблемы могут варьироваться от пунктуальности до производительности. Хороший PIP может это изменить.

В качестве примера рассмотрим Салли, сотрудницу склада, производительность которой ниже минимума, ожидаемого для группы. В плохо написанном плане повышения производительности будет сказано что-то вроде:

Поднимите производительность труда на новый уровень.

Но это бесполезно, хоть и очень похоже на фразу из заявки на подбор персонала или из должностной инструкции. Он не говорит Салли, что именно она делает не так и как это исправить. Помните, цель состоит не в том, чтобы задокументировать причину для увольнения, а в том, чтобы помочь сотруднику добиться успеха. Поэтому менеджеру сначала нужно понять, в чем Салли терпит поражение, и найти измеримые решения, которые помогут ей добиться успеха.

При более глубоком рассмотрении поведения и производительности Салли можно получить следующую информацию:

• Она часто опаздывает.
• Она часто делает дополнительные перерывы.
• Она часто допускает ошибки при вводе данных, на исправление которых требуется время.

Обладая этими знаниями, ее менеджер может перейти к следующему шагу.

Напишите четкие цели/ожидания

Общее правило для целей – использовать SMART-цели. Это цели, особенности которых заключаются в следующем:

• Специфические
• Измеримые
• Достижимые
• Значимая
• К указанному сроку

Так что для Салли можно привести примеры.

• Приходите вовремя в 90% случаев. (Поздно – может быть не чаще одного раза в две недели.)
• Делайте перерывы только по расписанию (исключая перерывы в туалет, если требуется)
• Пройти переподготовку по вводу данных в течение 30 дней.

С каждым из них Салли уходит с четкой конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и привязанной ко времени целью (все вещи должны быть выполнены в течение периода PIP, обычно 90 дней).

Коучинг

Лучший план повышения производительности теряет эффективность, если менеджер не делает свою часть работы.

Менеджер Салли должен запланировать регулярные встречи с ней, чтобы оценить ее успехи. Необходимо запланировать эти встречи в начале PIP, делая их приоритетными. Руководители, которые сделают это, будут добиваться большего успеха.

Планы повышения производительности не должны быть пугающими – ни для сотрудников, ни для руководителей. Если вы будете работать вместе, вы сможете составить действенный план, который поможет каждому добиться успеха и почувствовать уверенность в своей работе. Думайте о них как о средстве достижения успеха, а не инструменте для наказания за плохую работу, и вы будете на правильном пути.

Теперь, когда вы знаете, как составить PIP, вы можете начинать подбор персонала.

По материалам www.careercloud.com