Підбір персоналу та його адаптація

Рубрика:

23.10.23

Якісний підбір персоналу – це ще не все. Потрібна адаптація на новому місці роботи.

Щоб залишатися конкурентоспроможними для привернення уваги найкращих кандидатів, технологічні компанії продовжують використовувати віддалені робочі середовища. Опитування Hired показало: майже 90% кандидатів хотіли отримати дистанційну або повністю віддалену роботу. Однак, це створює низку нових викликів для роботодавців і онбординг є головним серед них.

ЗМІСТ:

Перед першим днем: «Попередня посадка»
Документи
Очікування
Розклад
Спілкування
Поставки: обладнання та розхідники
День перший: початок адаптації
Перший тиждень: розминка
Один на один з менеджером
Перший місяць: Привіт усім!
Перші 90 днів: 3-2-1-Зліт!
Що таке інтерв’ю «Залишитися»?
Перші 6 місяців: крейсерська висота
Поради щодо адаптації

У подкасті Greymatter генеральний директор Zapier Вейд Фостер пояснив, як важко наймати та залучати працівників навіть для компанії, яка працювала віддалено з першого дня. Компаніям, які тільки здійснюють перехід, ще важче, оскільки не існує ідеальних віддалених аналогів для кожного процесу що існує.

Команди відділу кадрів і керівники, які йдуть в ногу з цим трендом, повинні переосмислити свої процеси адаптації для віддалених співробітників. Цей контрольний список пропонує кроки, яких слід виконати на різних етапах реєстрації.

Перед першим днем: «Попередня посадка»

Планування приходу нового працівника показує, що ви цінуєте його, і підтримуєте позитивний досвід співробітників. Існує багато речей, які ви можете зробити до першого робочого дня працівника, який щойно пройшов через підбір персоналу:

Визначте баді, який працює на аналогічній посаді і братиме участь у ондордінгу нового працівника. Проясніть завдання з баді та його менеджером, якщо це можливо. Баді повинен розуміти робочі процеси відділу вашого нового працівника та культуру компанії.
Створіть список людей, яких працівник повинен знати в команді та в інших командах. Розставте для них пріоритети, призначивши для них кілька зустрічей у їхньому календарі. Це трохи структурує його день із самого початку, і він зможе запланувати решту.
Додайте його до будь-яких постійних запрошень у календарі нарад.

Документи

Заповніть документи перед тим, як підбір персоналу для конкретного працівника завершиться. Це може бути документ у цифровому вигляді за допомогою інструменту електронного підпису. Надішліть своєму новому працівнику односторінковий PDF-файл із оглядом вашої компанії, включаючи вашу місію, цінності та цілі. Зробіть цей документ коротким і по суті.

Міжнародна адаптація чи нові працівники за кордоном? Пам’ятайте про дотримання трудового та податкового законодавства країни вашого працівника. Якщо ви сумніваєтеся, скористайтеся глобальним рішенням відділу кадрів, щоб отримати допомогу, наприклад Oyster або Remote.

Очікування

Якщо ви не висвітлили це в листі-пропозиції чи коли тривав підбір персоналу для працівника, обов’язково попередьте про очікування. Тут говоримо про час відповіді для різних каналів зв’язку та те, як ваша команда їх використовує.

Розклад

Співпрацюйте зі своїм новим працівником, щоб створити реалістичний і керований графік роботи, щоб визначити очікування перед датою їх початку. Заохочуйте гнучкий графік роботи, щоб забезпечити їм більш справедливе робоче середовище.

Dropbox встановив те, що вони називають «основними годинами співпраці», щоб стандартизувати спільну роботу в кількох часових поясах. Це допомагає вирівняти компанію та забезпечує кращий досвід співробітників. Таким чином, керівник із Сан-Франциско не очікує, що колега з Нью-Йорка прийде на зустріч о 19:30 за нью-йоркським часом.

Інженерний менеджер Томас Ле Жон описав їх так: «Це була дійсно чітка політика компанії. Це блок із чотирьох годин, який ділиться на весь регіон Північної Америки. За тихоокеанським часом це з 9 до 13:00. За східним часом це з 12 до 16 години.

Мета тут полягає в тому, щоб мати один центральний проміжок часу. Очікується, що в ньому будуть присутні усі працівники, а за межами цього проміжку – треба домовлятися окремо. Ви можете почати раніше, ви можете піти відразу після. Якщо у вас записаний прийом до лікаря, відновіть роботу пізніше. Це дійсно поєднання дисципліни та гнучкості».

Спілкування

Поділіться каналами зв’язку, які використовує ваша команда та компанія. Поясніть, для чого призначений і коли їх використовувати. Це може бути один аркуш або частина простого вступного листа з описом «ласкаво просимо до команди X — ось як ми працюємо».

Надайте план комунікації або робочий процес, пояснюючи, з ким ваш працівник повинен звертатися в різних ситуаціях і які канали використовувати. Що стосується каналів зв’язку, визначте:

Коли доцільно надіслати електронну пошту, Slack або організувати зустріч?
Який інструмент зустрічі є кращим? Zoom, Google Meet, Slack Huddle?
Якщо ви влаштовуєте зустріч, чи є протоколи, як-от зробити запрошення відкритим для редагування чи пропонувати інший час? Коли зустріч вимагає порядку денного?
Якщо ви захворіли або вам потрібно відійти на годину або більше, кого потрібно повідомити та як?

Постачання: обладнання та розхідники

Надсилайте будь-яке необхідне обладнання, наприклад ноутбук і периферійні пристрої, якомога раніше, щоб врахувати затримки. Краще, щоб обладнання прибуло раніше, ніж залишити співробітника без обладнання в перший же день. Компанії з управління обладнанням, такі як Growrk, можуть впоратися з усім цим за вас.

Якщо ви даруєте своїм гібридним або сумісним співробітникам вітальний пакет із персоналізованими подарунками чи іншими подарунками, надішліть його віддаленим співробітникам поштою. Це підтримує імпульс хвилювання.

День перший: початок адаптації

Додайте свого співробітника до таких інструментів комунікації та управління проектами, як Slack і Asana. Надайте доступ до будь-яких інструментів керування паролями, наприклад 1Password або LastPass. Попросіть їх налаштувати будь-які необхідні заходи безпеки для цих облікових записів, наприклад двофакторну авторизацію.

Скористайтеся таким інструментом, як Tettra, щоб створити вікіпедію з інструкціями для нових працівників. Використовуйте інструмент для запису відео, як-от Loom, щоб пояснити специфічні для компанії процеси та плагіни. Є багато чого, і Loom або інша система управління знаннями забезпечує послідовність і зручний ресурс для нових співробітників.

Надайте цифрову орієнтацію, що дасть поглиблений огляд вашої компанії, визначте очікувані ролі та поясніть процес адаптації.

Надсилайте будь-які орієнтовні документи електронною поштою та обговорюйте їх під час відеодзвінка. Запропонуйте їм вести поточний список запитань для перегляду разом. Ви також можете скористатися таким інструментом, як Loom, щоб надсилати вітальні відео новим співробітникам.

Поділіться організаційною діаграмою, яка показує, хто у вашій команді виконує яку роль. Якщо у вас гібридне робоче місце, зверніть увагу, хто працює віддалено.

В офісі більшість команд пригощають нового співробітника обідом у перший день. Заплануйте щось віртуальне, якщо це можливо. Зробіть це обідом або щасливою годиною, залежно від часових поясів, що збігаються. Надішліть подарункову картку DoorDash або Grubhub електронною поштою. Просто пам’ятайте, що важливо підтримувати соціальні зв’язки, тож робіть це технічно.

Перший тиждень: розминка

Перші кілька днів можуть бути напруженими! Пам’ятайте про завдання, пов’язані з процесом адаптації. Дайте новому співробітнику місце в його розкладі для завершення будь-яких документів (наприклад, що залишилися ще з того часу, як він проходив через підбір персоналу). Новим співробітникам може знадобитися налаштувати середовище розробника або додаткові віддалені інструменти, щоб ефективно виконувати свою роботу.

Один на один з менеджером

Виділіть цей час, щоб ознайомитися з процедурами захисту даних і кібербезпеки під час віддаленої роботи.

Також плануйте переглянути їхній план адаптації та співпрацювати з ними.

Керівник повинен зосередитися на зв’язку та підтримці під час цієї взаємодії, щоб сприяти професійному зростанню свого працівника. Якщо ви ще цього не зробили, заплануйте щотижневі особисті зустрічі супервайзера. Такі інструменти, як Lattice та 15Five, спрощують здійснення цих викликів.

Це також чудовий час, щоб отримати відгук від вашого нового співробітника про загальний процес адаптації та план 30/60/90. У цьому документі описано процес адаптації, цілі особистого розвитку вашого працівника та його KPI для професійного успіху.

Перший місяць: Привіт усім!

Під час першої зустрічі команди зробіть представлення для всієї компанії. Попросіть свого нового співробітника поділитися деякими деталями, як-от хобі чи іменами домашніх тварин, щоб трохи персоналізувати це.

Деякі компанії ведуть цифровий «щорічник». Кожного нового співробітника просять надіслати фотографію та пару абзаців про себе. Це може включати членів сім’ї, інтереси або особисті проєкти.

Надайте більше можливостей для спілкування. За можливості інтегруйте «криголамів» у більшу команду або міжфункціональні зустрічі.

Організуйте віртуальні перерви на каву з працівниками однакового стажу. Якщо можливо, познайомте свого працівника з членами команди, які живуть у їхньому районі. Якщо ви використовуєте коворкінг, заохочуйте досліджувати їх.

Полегшіть планування зустрічей з ключовими членами команди, щоб пізнати один одного. Ці точки взаємодії можуть бути асинхронними або через відеодзвінки, залежно від графіків обох співробітників.

Після перших 30 днів з того часу, як новий співробітник пройшов через підбір персоналу, призначте супервайзера «one-to-one» для перегляду 30-денних цілей із плану 30/60/90. Святкуйте будь-які перемоги та перемістіть незавершені цілі до 60-денного списку.

Перші 90 днів: 3-2-1-Зліт!

Подумайте про те, щоб після першого місяця зменшити частоту зустрічей супервізора: раз на два тижні або щомісяця. Зверніться до свого працівника, щоб дізнатися, як часто вони потребують підтримки.

Протягом другого місяця роботи шукайте можливості інтегрувати їх у поточні проекти. Продовжуйте надавати вказівки, але дозвольте їм виконувати більше самостійної роботи.

Проведіть 60-денне оцінювання в рамках плану 30/60/90. Переконайтеся, що ваш новий співробітник розуміє вашу компанію, команду, продукт і роботу. Заплануйте подальшу підтримку протягом наступних 30 днів.

Як тільки ви досягнете третього місяця роботи вашого працівника, заохочуйте його взяти на себе відповідальність за доручені їм ініціативи. Знайдіть для них способи взяти участь в обговоренні термінів і оцінок великих проектів.

Щоб завершити план 30/60/90, проведіть остаточний огляд мети через 90 днів. Запитайте свого нового члена команди, чи досяг він усіх своїх цілей, що були поставлені як частина плану. Потім обміркуйте стратегії для досягнення цілей, що залишилися.

Проведіть співбесіду, щоб оцінити, наскільки процес адаптації допоміг вашому працівнику. Запитайте, які елементи адаптації вони вважали корисними, а які – ні. Ця інформація частково може бути корисною і для налаштування тих процесів, що входять в підбір персоналу.

Що таке інтерв’ю «Залишитися»?

Більшість людей чули про «вихідну» співбесіду. Співбесіда «залишитися» оцінює інший етап шляху працівника. Це інтерв’ю допоможе зрозуміти, чому працівники залишаються – і що може змусити їх піти.

Вони мають бути повсякденними, тривати близько 30 хвилин. Наразі ви повинні мати досить гарне уявлення про відгуки співробітників про процес адаптації. Використовуйте цей час, щоб справді послухати. Коли фаза «медового місяця» на новій роботі закінчується, збережіть позитивні враження від співробітників за допомогою вдумливих запитань і відповідей.

Запропонуйте їм подумати про свій відгук, якщо це необхідно, і відповідати асинхронно. Якщо під час співбесіди виникли завдання, виконайте їх.

Перші 6 місяців: крейсерська висота

Налаштуйте остаточну чек-поінт, щоб оцінити, як ваш новий член команди інтегрувався у вашу компанію. Запитайте його, як пройшла робота з іншими членами команди. Шукайте будь-які інші можливості роботи, на які він можуть претендувати.

Продовжуйте рекламувати соціальні заходи, як-от корпоративні заходи та командні збори. Продовжуйте надавати можливості для невимушених бесід 1:1 з колегами, щоб підтримувати інклюзивне середовище.

Попросіть остаточний відгук про досвід адаптації за допомогою опитування. Додайте поля, щоб запропонувати шляхи покращення процесу адаптації. Пам’ятайте, що адаптація до багатьох ролей може тривати до року від того моменту, як співробітник пройшов через підбір персоналу.

Поради щодо адаптації

Зберігайте ваші ресурси самообслуговування, де це можливо. Представляйте інформацію у Вікі, дошках Trello та інших легкодоступних форматах. Такий підхід до навчальних матеріалів дозволяє співробітникам навчатися у вільний час і отримувати довідкову інформацію під час роботи. Це також забезпечує більшу узгодженість процесу, якщо всі отримують однакову інформацію.

Уникайте використання інструментів стеження за віддаленими членами команди, навіть коли вони підключені. За словами старшого віце-президента Hired із стратегії роботи з персоналом Саманти Лоуренс, ці інструменти підривають довіру співробітників.

Онбординг – це командна робота. Залучайте до навчання різноманітних співробітників, у тому числі нещодавно прийнятих на роботу.

…за даними аналітики Gallup, лише 12% співробітників у США сказали, що їх компанія добре впоралася з адаптацією