Стратегічне планування зайнятості як спосіб оптимізації витрат

Знайти відповідних людей з потрібними навичками — гідна мета кожного менеджера з персоналу. В умовах економічних коливань та глобальних конфліктів, що впливають на ринковий попит, здатність адаптувати зайнятість стає вирішальною для успіху компанії.

Звільнення та повторний прийом співробітників у міру необхідності — це щонайменше непрактичне рішення, яке з часом призводить до негативних наслідків. Натомість зосередьтеся на гнучкості та адаптованості співробітників, розробляючи довгострокові та короткострокові стратегічні плани управління персоналом, які допомагають підтримувати цілі компанії.

розуміння стратегічного кадрового планування

Простіше кажучи, стратегічне планування робочої сили — це стратегія чи план, розроблений заздалегідь щодо працівників та їхніх навичок. Цей план має доповнювати цілі компанії та враховувати зовнішні чинники, такі як споживчий попит та економічні умови.

Передбачаючи майбутні потреби ваших співробітників, ви можете забезпечити необхідну кількість співробітників з навичками, необхідними для виконання роботи: якщо у вас занадто багато співробітників, ви зазнаєте великих витрат, а якщо у вас занадто мало співробітників, ви не досягнете очікуваної ефективності. Метою є досягнення золотої середини і це досягається за рахунок ефективного управління ефективністю.

Раптові звільнення та заморожування найму не є вирішенням проблеми перед змінами ринкового попиту. Подібні дії підривають ваш бренд роботодавця.

З іншого боку, стратегічне планування управління персоналом забезпечує довгострокові рішення, які враховують як управління персоналом, і фінансові аспекти. Це допомагає створити команду співробітників, які зможуть задовольнити зростаючі потреби, використовувати нові технології та заповнити прогалини у навичках. Це також найкращий спосіб реагувати на економічні коливання, за винятком імпульсивних дій. Наведені нижче кроки допоможуть вам створити стратегічний план управління персоналом для вашої компанії.

оцінка поточних потреб у працевлаштуванні

Будь-який шлях починається з першого кроку. Щоб розпочати планування робочої сили, вам потрібна інформація. Наприклад, ви повинні знати, скільки посад чи ролей необхідно для успішної роботи компанії. Скільки працівників потрібно для заповнення цих посад? Які навички потрібні?

Щоб знайти відповіді на перелічені вище та інші необхідні питання, вам необхідно ретельно проаналізувати своє нинішнє місце роботи та свою компанію.

Можливо, буде корисно розпочати з погляду підприємства. Таким чином на вас не впливає поточний рівень зайнятості.

• визначити, які ролі необхідні оптимальної продуктивності. Ви можете розділити їх на такі категорії, як вищий та середній посібник, виробничі робітники, ІТ-фахівці та офісні працівники.
• подумайте, скільки працівників необхідно для ефективного виконання кожної ролі.

Тепер настав час попрацювати з даними про чисельність зайнятих співробітників.

• визначити кількість співробітників та їх ролі у компанії.
• визначити бажані навички. Докладний перелік навичок корисний для перенавчання та оцінки можливостей розвитку компанії.
• Переглядайте дані про співробітників, включаючи відпрацьований час, продуктивність, плинність кадрів та рівень прогулів.

Тепер порівняйте ці два набори інформації. Ви можете здивуватися висновками. У деяких областях може бути недоукомплектований персонал, тоді як в інших може бути надто багато непродуктивних працівників. Може виявитися, що відділ досягає результатів вище за середній, при цьому наймаючи на роботу менше людей, ніж здавалося необхідним. Після аналізу результатів виділіть ролі, навички чи конкретних співробітників, які мають вирішальне значення для безперервності бізнесу.

адаптація планування зайнятості до бізнес-цілей

Перш ніж створювати власний план, вам необхідно забезпечити узгодженість дій керівництва та відділу кадрів, що означає повне розуміння короткострокових та довгострокових цілей компанії. Збільшення частки ринку або впровадження нової лінійки продуктів може суттєво вплинути на кількість та тип необхідних співробітників. Також розгляньте оперативні рішення, наприклад, чи хочете ви оцифрувати чи розширити використання технологій чи автоматизації.

Як тільки ви повністю зрозумієте свою мету на майбутнє, ви зможете розставити пріоритети серед ключових ролей та навичок, необхідних для реагування на проблеми. Ви також можете визначити людей, які необхідні для досягнення ваших бізнес-цілей. При необхідності може знадобитися реструктуризація зайнятості для забезпечення постійного балансу між продуктивністю праці працівників та ринковим попитом.

Розгляньте можливість перепідготовки чи підвищення кваліфікації співробітників покриття майбутньої нестачі. Просування по службі нинішніх співробітників дозволяє задіяти високоефективних співробітників, гарантуючи, що перевірені та надійні співробітники виконуватимуть критично важливі ролі.

Якщо економічні коливання змусять вище керівництво скоротити штат, необхідно знайти способи зберегти активність нинішніх працівників. Оцініть можливості перенавчання працівників для виконання різних ролей або забезпечення більшої гнучкості у графіках.

розробити стратегію утримання талантів

Під час економічного спаду може виникнути спокуса подумати про скорочення штатів. Однак, як ми бачили вище на прикладі Схіпхола, це може призвести до довгострокових труднощів та втрати доходу. Втрата одного чи кількох ключових співробітників чи критично важливих навичок може швидко зірвати зусилля компанії з відновлення. Також може виявитися, що повторне працевлаштування людей замість звільнених може коштувати дорожче за зекономлену суму. Вкрай важливо знайти способи утримати талановитих фахівців, а також зберегти лояльний допоміжний персонал.

Періоди низького ринкового попиту створюють змогу навчання та розвитку. Ця стратегія дозволяє співробітникам приступити до дій, як тільки попит збільшиться, придбавши нові навички та знання, і ще активніше брати участь у діяльності компанії. Вже провівши оцінку персоналу та забезпечивши відповідність цілям, ви зможете визначити, на чому зосередити увагу. Наприклад, щоб переконатися, що ви навчаєте та розвиваєте потрібні навички та потрібних людей:

• використовуйте аналіз зайнятості, щоб визначити, які співробітники вашої компанії мають найбільший потенціал.
• проконсультуйтеся про короткострокові та довгострокові бізнес-цілі, щоб визначити майбутні потреби в персоналі.
• використовувати інвентар навичок виявлення недоліків.

запровадити гнучку організацію праці

Agile-співробітники допоможуть вам заощадити на експлуатаційних витратах та покращити моральний дух екіпажу. Вивчіть способи підвищення гнучкості на робочому місці. Оскільки кожна робота підходить для віддаленої роботи, знайдіть інші способи надати співробітникам більше гнучкості.

Розгляньте можливість планування неповного робочого часу або гнучкого графіка, поділу роботи, чотириденного тижня або гібридних моделей роботи, щоб стимулювати працівників без збільшення заробітної плати. Гнучкий графік роботи може знизити експлуатаційні витрати, такі як витрати на прибирання, комунальні послуги, охорону та офісне обладнання.

Спільне використання роботи та неповний робочий день підвищують залученість та лояльність співробітників, оскільки вони можуть організувати своє особисте життя (наприклад, для дітей, літніх батьків, відвідування лікаря) з більш гнучким графіком. Ви можете запланувати дублювання на випадок, якщо ринковий попит раптово повернеться до норми. Деякі співробітники, які працюють за сумісництвом, можливо захочуть відмовитися від додаткових пільг, щоб отримати більше гнучкості.

Незалежно від того, як ви вирішите реструктурувати своє робоче середовище, одним із найважливіших елементів є постійне спілкування. Віддалені співробітники повинні почуватися такою самою частиною команди, як і працівники на місцях. Вони залишаються невід’ємною частиною команди, їх слід тримати в курсі проблем, як економічних, так і інших. Крім того, віддаленим працівникам мають бути надані рівні можливості для участі у навчанні та розвитку, а також подання заявок на підвищення по службі.

використання технологій для підвищення ефективності

McKinsey & Company, працюючи з виробничими компаніями, виявила, що впровадження цифрових та аналітичних інструментів допомогло скоротити витрати на 5%, що значно більше, ніж 2%, що приписуються традиційним методам, таким як скорочення штату. Сталі компанії виявили, що технології при правильному використанні можуть значно підвищити ефективність.

Співробітникам, звільненим від ручних завдань, що повторюються, можна доручити інші ролі, на яких вони зможуть проявити велику ініціативу і цілеспрямованість. Економія технологій може змінюватись від скорочення помилок до підвищення продуктивності. Використання техніки для виконання повторюваних або напружених завдань може запобігти травмам співробітників і втрати часу. Відеоконференції та спільні робочі простори допомагають забезпечити співпрацю між віддаленими та місцевими співробітниками.

Перш ніж інвестувати в нову технологію, вам необхідно розрахувати чисту економію, враховуючи початкові витрати, витрати на навчання та вимоги до модернізації чи оновлення порівняно із загальним підвищенням ефективності.

нестабільна економіка потребує стратегічного кадрового планування

Коли справа доходить до економічної невизначеності, нам потрібна стратегія, яка виходить за межі «тут і зараз». Реактивний стиль управління може призвести до того, що ви відстанете від конкурентів. Підготуйтеся до ринкових коливань, падінь та підйомів, створивши план, що охоплює кожен сценарій.

Для поінформованого прийняття рішень необхідні дані про співробітників, їх навички, а також короткострокові та довгострокові цілі компанії. Озброївшись планом та достовірними даними, ви можете створити гнучку робочу силу, яка адаптується при необхідності, усуваючи необхідність звільнень.

Успіх компанії залежить від її співробітників. Як спеціаліст з персоналу, ви можете зміцнити свою організацію, покращивши керування людьми. Ефективний стратегічний кадровий план має вирішальне значення для довгострокового успіху та короткострокового виживання.